Viele Websites, E-Learning-Systeme oder Online-Foren vergeben an Nutzer Konten, welche im Regelfall an die E-Mail Adresse gebunden sind. Verliert der Nutzer das Passwort, steht ihm je nach Applikation die Möglichkeit offen, dieses mit Hilfe einer E-Mail dieses selbständig wieder herzustellen. Oft wird auch die Erstellung eines Kontos bereits mit einer automatischen E-Mail kommuniziert oder bestätigt.
Diese automatischen E-Mails haben den Nachteil, dass der Inhalt und Betreff bis auf wenige Zeichen immer wieder identisch ist, auch der Absender ist naturgemäss immer gleich. Dieser Umstand kann je nach Spamfilter dazu führen, dass diese Mails auf dem Mailserver des Empfängers plötzlich als Spam taxiert werden. Gerade bei Systemen mit vielen Nutzern in einer Firma wie z.B. bei E-Learning kann dies zu grösseren Problemen führen.
Lösung
Da die E-Mails korrekt und rechtmässig zugestellt werden, kann die IT-Abteilung des Empfängers die Domain des Absenders auf die Weisse Liste setzen. Somit wird diese Domain als Vertrauenswürdig eingestuft. Die E-Mails dieser Domain werden damit vom Spamfilter nicht mehr geprüft und zugestellt. Dazu ist oft eine Kontaktaufnahme mit dem Administrator des Mailservers auf der Seite des Empfängers notwendig.
Aufgrund der Tatsache dass jede Firma ihren Mailserver und dessen Spamfilter nach ihren Vorstellungen konfiguriert, können wir daher keine Massnahmen zur Vermeidung des Problems anbieten. Auf Anfrage übernehmen wir aber die Anfrage bbei der betreffenden IT-Abteilung.
Tipp für Administratoren
Unsere Server unterstützen zwar den Versand von E-Mails über die Funktion „Sendmail“, wir raten aber von dessen Gebrauch für Applikationen ab. Der Grund liegt darin, dass die Mails so nicht mit der DMARC-Signatur versehen werden und so nicht als Vertrauenswürdig einstufen. Wir empfehlen eine E-Mail Adresse festzulegen und die SMTP-Einstellungen zu hinterlegen. So werden die E-Mails über den Mailserver versendet und mit der Signatur versehen.